10 >> 要懂得對自己的時間做精細化管理

做事要分輕重緩急

有一天，一位顧客來到富蘭克林報社前的商店裡，在猶豫了很長時間后，他終於開口向店員問道：「這本書多少錢？」店員回答：「1美元。」

顧客覺得1美元有點兒貴，他希望店員可以便宜點兒。然而無論他怎麼說，店員還是堅持原價。最後，顧客強烈要求見一見店長富蘭克林先生。迫不得已之下，店員只好答應了顧客的請求。將富蘭克林先生從印刷室中請了出來。

見到富蘭克林先生后，顧客繼續問道：「先生，這本書你能給出的最低價格是多少？」

富蘭克林毫不猶豫地答道：「1.25美元。」

「什麼？剛才你的店員說這本書的標價是1美元。」

「他沒說錯，不過這是剛才的價格。事實上，我情願倒給你1美元也不想離開我的工作。」

富蘭克林的話讓顧客十分驚訝，他覺得已經沒有繼續談下去的必要了。於是他接著說道：「那好，你就說說這本書最少需要多少錢吧。」

「現在，我能給出的最低價格是1.5美元。」富蘭克林答道，語氣冰冷。

這位顧客想了想，掏出1.5美元放在桌上，拿起書默默地離開了。

為什麼這本書的價格會一直往上漲呢？因為對富蘭克林來說，時間就是金錢。那位顧客顯然也意識到了這一點，所以才會主動照富蘭克林給出的價格付了錢。

很多成功者都跟富蘭克林一樣，他們對於時間非常重視，正是因為懂得了如何分配、安排自己的時間，他們才有別於失敗者，站在了人生的頂端。

對我們來說，要想實現自己的夢想，同樣要懂得對自己的時間加以管理。

在所有時間管理的方法中，最重要的一點就是要能夠分清事情的輕重緩急，確定處理事情的優先順序。如果一個人做不到這一點，最後往往事倍功半。曾經看過一個小寓言，表明的就是這個道理。

有位農夫在砍樹，但他的斧頭實在太鈍了。所以每一斧下去，大樹只會破一點點皮。

這時，一位哲人恰好經過此地，看見這樣的情形就問道：「你的斧頭太鈍了，怎麼不去磨一磨再砍呢？」

誰知農夫答道：「我根本沒有時間磨斧頭。」

顯然，農夫就是個典型的分不清輕重緩急、優先順序的傢伙，所以就算付出成倍的努力，最後也只能得到一點點成績。

在時間管理工作法中有一種四象限工作法，這種工作法的意思是說，無論什麼工作，都可以分為四個類別：

第一種是重要且緊急的工作。這種工作一般要求我們必須馬上做，或者近期內必須完成。它具有絕對的優先處理權。當然，之所以會比較緊急，很可能是因為之前的拖延造成的。但此時，顯然已經不能再拖延了。所以必須立即著手處理。

第二種是重要但不緊急的工作。這種事有很多，例如養生、全家旅行等，這些事因為關係到你的健康和家庭，所以其重要性自然不言而喻，但是我們往往並不需要立即著手，而可以等到有空再去做，甚至有可能無限期地拖延下去。

第三種是緊急但不重要的工作。這種工作因為緊急，所以往往需要立即行動，所以優先順序要僅次於第一種。

第四種是不緊急也不重要的工作。這種通常是一些瑣碎的小事，做不做都可以，並不會造成太大影響。

如果我們在生活或工作中，按照這種工作法將事情分類，事情的輕重緩急自然一目了然，我們也就能據此來安排自己的時間，提高自己的工作效率。

現在回想一下，你昨天一天都做了什麼？你的時間是否得到了最合理的分配？昨天有多少事是你「非做不可」的？又有多少事是你現在回想起來覺得是在浪費時間的？

有些人每天看起來忙忙碌碌，哪怕是偶爾的休息時間也要用來處理一些文件。可實際上，這種超負荷的方法並不合理，因為你的頭腦長時間處於工作狀態，很容易產生疲勞感，這樣一來，你在處理問題時出錯的概率就會變大。所以，雖然你看起來一天完成了很多工作，似乎很有效率，但最後很可能為了補救某項錯誤而花費更多時間。

所以，不如從一開始就將事情分好輕重緩急，針對不同種類的事情分配不同的時間。並且根據事情的緊急程度，確定處理事情的先後順序。

美國第39屆總統吉米·卡特被大家公認為「最繁忙」的總統，他總是事無巨細，所有事情都一手抓。這樣造成的結果是，在他的任期內，並沒有創造出什麼突出的政績。

因此，在美國民眾眼中，他著實不算個功勛卓著的總統。所以，他下台時的支持率才會只有22%，並且沒有得到連任。這個支持率算是自第二次世界大戰一來，包括尼克松總統在內的所有總統中最低的了。

作為一國總統，在做事時，應該分清輕重和主次，不能什麼都抓在手裡。作為一個普通人，我們也應該學會管理好自己的時間，只有這樣，才能合理有效地利用它來做更多的事。

避開雞毛蒜皮的瑣事

有位教授在給他的學生上課，他拿來一個大玻璃罐子，並在裡面小心地裝上了一些拳頭大小的石頭。他將罐子裝得很滿，直到再也放不進去一塊石頭為止。

然後，他沖著自己的學生問道：「你們快看這個罐子，它滿了嗎？」學生異口同聲地答道：「滿了。」

聽見這樣的回答，教授轉身從身後拿出一罐沙礫。他毫不猶豫地又把這些沙礫倒進了罐子里，並且晃了晃玻璃罐子，讓那些沙礫填滿了石頭的縫隙。看見這樣的情形，學生們都沉默了下來，心有所感。

這時，教授再次問道：「這回呢？滿了嗎？」學生們回答：「或許還沒滿。」

教授滿意地點點頭，然後從身後拿出一罐細沙，再次倒入了玻璃罐子里。就這樣，沙礫和石頭的縫隙又被細沙填滿了。

他又問：「這回怎麼樣？滿了嗎？」信心大增的學生們異口同聲地答道：「沒滿。」

教授高興地笑了，然後從身後又拿出一罐水來，再次倒入了玻璃罐子里。水一點點浸入罐子里沙石的縫隙中，直到罐子口才停止。

這時，教授抬頭問道：「誰能告訴我，這說明了什麼道理？」

一位同學自告奮勇地答道：「這說明只要你肯努力擠一擠，時間總是會有的。」

聽見這樣的回答，教授搖了搖頭說：「不是這樣的，我想說明的道理很簡單。看看這些大石塊兒，我想說的就是，如果我不先把它們放進去，那我就再也沒有機會把它放進去了。」

中國有句老話叫「丟了西瓜撿芝麻」，意思是說抓住了小的，把大的給丟了，也就是說重視了次要的，把主要的給忽視了。這和上面的例子說的是一個道理，都是告訴我們，不要因小失大，因為一些瑣事而忽略了真正的大事。

那究竟什麼是大事，什麼是小事呢？所謂的大事指的是那些能夠對我們的人生造成嚴重影響的事，例如我們的夢想、我們每一時期對自己人生的規劃。至於小事，則是指那些不能對我們的人生構成什麼影響的瑣事，例如今天上班要穿什麼衣服、要換一款什麼樣的新手機等。

著名的職業顧問羅賓斯曾規勸我們說：「別把精力放在雞毛蒜皮的小事上，多想想大事！不要讓那些瑣碎的小事情絆住了偉大的靈魂。」每個人的時間和精力都是有限的，如果我們只把目光放在一些雞毛蒜皮的小事上，自然沒有多餘的精力去顧及那些大事。

在生活和工作中，我們必須學會合理巧妙地安排好自己的時間，分得清哪些事是大石塊，哪些事是沙礫，哪些事又是沙子和水。我們的罐子只有這麼大，如果不先考慮大事，那就不可能把所有事情都顧慮到。一旦你在罐子里填滿了瑣事，那些真正的大事就再也放不進去了。

凌靜是個做事很乾脆爽利的女孩，她有一個原則，不把時間浪費在不必要的事情上。例如她夏天的襪子是肉色和黑色各一打，冬天的羊毛衫也一樣，一個款式黑、白兩色各買幾件。這樣她就不用把時間花費在挑衣服上了，也不用擔心襪子配不成對。她更願意把節省出來的時間用在工作中，而不是浪費在穿著打扮上。

凌靜有個好朋友叫李曉，兩人同在一家公司上班。不過性格卻天差地別，李曉是那種不化好妝絕不出門的女孩，平生最大的愛好就是逛街。

有一次，李曉搬了新家，約凌靜周末陪她一起去買窗帘。凌靜覺得不過是買個窗帘，早上8點出發，兩個小時應該足夠了，並不會耽誤她下午的工作安排。於是，在李曉的軟磨硬泡下，凌靜答應了陪她一起去。

然而沒想到的是，這一逛就是一整天。最開始去的兩家店，李曉嫌人家的樣式太老。後來的幾家又挑顏色，不是太艷了，就是太淡了。好不容易顏色相中了，她又嫌價錢太高，光在那兒和老闆磨價錢就花了一個小時。好不容易價錢講妥了，她又忽然覺得應該再去別家轉轉，說不定有比這個還合適的。於是，二話不說拉著凌靜就走，那家店的老闆臉都綠了。

出來后，凌靜說道：「不就是個窗帘嘛，差不多就得了，不值當為此花費這麼多時間。」李曉卻不同意她的說法，她認為這個窗帘事關重要，簡直決定了她的生活質量。

凌靜真是弄不明白，她的生活質量和一條窗帘有什麼關係？但也沒辦法，只能繼續陪李曉東奔西跑。

一整天，她們幾乎將整個市裡賣家紡的地方都逛遍了。最後，好歹算是勉強找到一條令李曉滿意的，顏色適中，價錢也適中，樣式也不錯。但在凌靜眼裡，這條和第一家看見的幾條沒多大區別。好在一陣砍價還價后，李曉終於乖乖地掏錢付了賬。此時的凌靜長舒一口氣，自己終於解脫了。

坐在回家的車上，凌靜心裡有些懊惱，昨天真不應該答應李曉的邀約，如果把這個時間花在工作上，她應該已經做完了這個月的財務報表，離自己的升職更近了一步。

買條窗帘而已，真的是件小事，完全沒必要為此花費這麼長時間。只有生命中的那些大事才值得我們花費如此多的時間思索來思索去，反覆比較鑒別，最後做出決定。例如買房子、結婚。因為這些大事才真正關係到我們的一生，影響我們生活的質量。至於那條窗帘，相比之下，實在太微不足道了。

如果把所有的時間都浪費在這些瑣事上，那你的一生恐怕也就沒時間做什麼大事了。

不管是在生活中還是在工作中，我們都應該將自己從那些瑣事中解脫出來，千萬不要捨本逐末。

一隻鼬鼠向獅子發起挑戰，但沒想到的是，獅子毫不猶豫地拒絕應戰。於是，鼬鼠說：「怎麼？你害怕了嗎？」獅子看了看它答道：「倘若我答應你，你就可以得到曾與獅子比武的殊榮；而我，以後所有的動物恐怕都會恥笑我竟和鼬鼠打架。」

寓言雖小，裡面蘊含的道理卻很深刻。它告訴我們，對於那些不重要的人和事，我們完全沒必要投入過多時間和精力。如果想要成功，我們就不能讓瑣事牽絆住了腳步，而是應該緊抓自己的目標，大步向前。

別把工作拖到最後一刻

如果有一家銀行，每天早上，銀行都會給你的賬戶打入8.64萬元。但是，每天晚上，這個賬戶會被清零。如果是這樣，我們最好的做法應該是什麼？答案很簡單，當然是每天都把這8.64萬元拿出來用掉。

其實，這8.64萬元就是我們每天擁有的全部時間，如果你這一天的時間沒有得到合理安排，最後剩餘的也無法累積到明天，只能白白浪費掉。

所以，我們做事時要合理安排自己的時間，要「物盡其用」，千萬不要拖延，否則你昂貴的時間就都在不知不覺中被浪費掉了。

話雖然說的沒錯，但在現實中，依然有很多人願意將事情一拖再拖，直至最後一刻不得不去做。

如果從心理學的角度來看，我們可以將這種情況稱為「最後通牒效應」，也可以叫最後期限效應。這種現象指的是很多人在從事某種活動時，常因為這樣或那樣的原因，例如準備不足之類的，而將事情一拖再拖，可是如果到了不能拖的情況下，或者已經到了規定的時間，這也一樣能完成任務。其實說白了就是，總將事情拖到最後一刻才完成。

之所以會這樣的原因有很多，如果從人格結構動力理論上來看的話，可以說人格中的「本我」遵循快樂主義原則，天性就喜歡避重就輕。所以對於那些需要花費大量精力和時間的事，自然會下意識地想要逃避，或者希望可以走捷徑。而「超我」遵循「理想主義」原則，有完美主義情節，總覺得提前的準備工作還沒做好，應該有更完美的方法來解決問題。

可是，事情這樣拖延下去的結果往往適得其反，不僅不會像我們想象的那樣因為有了更好的準備而圓滿完成，反而會因為時間的倉促，最後不得不敷衍了事。

2014年，世界盃的比賽在巴西舉行。但不知因為什麼原因，到4月23日距離比賽正式開始還有50天的時候，巴西對世界盃的籌辦工作依然有很多問題沒有解決。

例如，原本定於2013年12月31日竣工的12座世界盃場館依然有3座沒有完工、而大部分世界盃球場內外的基礎工程，如交通、網路等也遠未達標。

除了拖沓的工程進展外，還有很多地方陸續發生暴亂。這也給巴西世界盃的安全造成很大隱患。

更有甚者，因為這種不明原因的拖延，很多球場內網路檢測和更新都沒有完成，國際足聯秘書長瓦爾克甚至坦言，很擔心巴西世界盃會成為一屆記者無法發稿的世界盃。

這話並非危言聳聽，因為原本為了改善網路，電信運營商要求的是至少提前120天讓他們進駐場館安裝相關器械。可是，在距世界盃開賽只有50天時，有些場館還沒交付。所以，最後他們不得不派出一百多名技術人員不分晝夜地鋪設網路，但負責人還是說，網路死角已經是不可避免的了。

如果不能按照預定計劃去完成目標，非得將所有事拖延到最後一刻去完成，很容易造成巴西世界盃這種混亂的局面。而且因為時間不充裕，所以不可避免地會遺留下很多問題。

不僅如此，如果總將事情拖延到最後，我們就不得不一下子做很多事，身體很容易因此感到疲憊，頭腦和精神也會不濟。這樣一來，我們就會事倍功半，原本只需一個小時就能完成的事，我們很可能需要花費兩個小時來干。

其實，這就和我們常說的「平時不燒香，臨時抱佛腳」是一個道理。有些人覺得事到臨頭的感覺更有刺激性，會讓他們更快地完成工作。然而細細想來，這種做法其實相當危險：第一，因為可以用來完成工作的時間變短了，所以產生錯誤的概率就會變大；第二，因為時間緊迫，可能有些錯誤你都來不及發現，就算髮現了，也可能來不及改正；第三，一旦出現臨時變故，就會讓你措手不及，很可能無法正常完成任務。

所以，千萬不要總是把事情拖延到最後一刻才去做，我們應該制訂合理的多步目標和計劃，而且每一步我們都要保證自己能夠負荷。除此之外，還有對自己能支配的時間進行分段管理，逼迫自己在約定的時間內，順利完成計劃好的任務。

零碎時間，值得重視的話題

愛因斯坦說：「人的差異在於業餘時間。」

還有人說，只要知道一個青年怎樣度過他的業餘時間，就能預言出這個青年的前程怎樣。

每一天，總有很多人不停地嚷著自己有多忙。他們忙著做這，忙著做那，唯獨沒有時間去做自己想做的事。所以，他們總是在不停地等待，等著一個能有幾天或幾星期的假期出現。於是，那些細碎的時間就在這種等待中，一點點溜走了。

1903年的紐約數學學會上，有一位叫科爾的科學家，他通過令人折服的運算論證，證明了一道世界數學難題。在人們的驚詫和讚許之餘，有人向科爾問道：「這個課題您花費了多少時間？」

科爾回答：「3年裡的全部星期天。」

科爾的經歷告訴我們，如果我們能對自己的業餘時間加以利用，依然能有很大的成就。

在少年時期，富蘭克林生活的環境十分艱苦，他是家裡的第十五個孩子，同時也是最後一個兒子。家裡孩子太多，錢財方面自然捉襟見肘。所以，十歲時，富蘭克林輟學了，回到家裡幫父親做蠟燭維持生計。算起來，在他的一生中，只在學校待過兩年。

當他十二歲時，他去了一個小印刷店當學徒，這一干就是十年。可是雖然工作很辛苦，但富蘭克林從未放棄過學習，他將所有閑暇時間利用起來，閱讀了大量的書籍。有時整夜不睡覺，以便於將借來的書讀完，儘快歸還。而且他所讀的書涉獵的範圍極為廣泛，無論是自然科學，還是學術論文，他都會閱讀。

後來，富蘭克林成為美國著名的政治家、科學家、外交家、出版商、印刷商、慈善家，同時還是記者和發明家。避雷針就是他的發明。那句眾所周知的「時間就是金錢」正是出自他口。

我們相信，富蘭克林之所以能在各方面都取得非凡的成就，和這一時期利用閑暇時間積累的大量知識有很大關係。

成功的人總是善於利用他們的業餘時間，尤其是早上，俗話說「一年之計在於春，一日之計在於晨」。與其早上躺在被窩裡睡懶覺，不如利用這段時間做些有意義的事。

要知道我們的頭腦在早上是最清醒的，因為它已經經過了一整夜的休息。所以，如果這時能做點兒運動或者讀幾頁書，會讓我們的精神更加飽滿，在面對新的一天時更加積極。

現代的年輕人大多睡得晚起得也晚，所以很多時候，甚至來不及吃早飯就開始著急忙慌地趕地鐵、趕公交車。最多在路上買些小吃，在到公司之前狼吞虎咽地吃完，這種做法顯然不利於我們的健康。

如果我們能早起一點點，就能享受一頓美味可口的早餐。這樣不僅有利於我們的身體健康，也會讓你擁有一個好心情，在工作時更有效率。而且早上是氧含量最高的時候，所以如果我們能早起一點兒，在戶外鍛煉一小會兒，無論是對我們的身體，還是對我們的工作，都會有很大幫助。

對於那些不善於利用業餘時間的人，希望他們能牢記15分鐘原則，有些著名的作家正是利用這個原則完成了一本本書稿的寫作。

首先，我們要必須確定自己想做的事。然後，保證自己每天會在這件事情上花費至少15分鐘。無論發生什麼，出現什麼意外情況，都必須保證這15分鐘的順利執行。

15分鐘的時間並不長，但如果日積月累起來，其形成的力量無疑是可怕的。如果不算星期日，每周六天，每天15分鐘，那一年下來，我們就會在這件事情上花費78個小時，這個時間著實不短。

不僅如此，慢慢地你就會發現，就算不在15分鐘之內，一些其他的閑暇時光，你的腦海中也會一直想著自己想做的事，偶爾還會冒出一些新奇的點子。這樣一來，到了最後，你會發現15分鐘是遠遠不夠的，你會將那些閑暇時間都用來做自己想做的事，而不是一味地在那兒抱怨自己太忙了。